Sisältö
Viralliset kirjeet noudattavat peruskaavaa, alkaen osoitteestasi, kirjeen kirjoittamispäivästä, vastaanottajan nimestä ja osoitteesta, tervehdyksestä tai tervehdyksestä, kirjeen tekstistä, lopusta ja allekirjoituksestasi. Joskus on tarpeen jättää standardi, kun esimerkiksi kirje on osoitettu kahdelle henkilölle, jolla on eri osoite, tai yhdelle yritykselle, jolla on kaksi osoitetta. Siksi lisää molemmat kirjeeseen hämmennyksen välttämiseksi.
Vaihe 1
Lisää osoite, ohita rivi ja kirjoita päivämäärä kuukauteen, joka viittaa kirjeen kirjoittamiseen vasempaan marginaaliin, kuten missä tahansa virallisessa kirjeessä. Jokaisen rivin kohdistaminen vasempaan marginaaliin tunnetaan nimellä "lohkon muoto", mikä tekee kirjaimesta muodollisen ja järjestäytyneen. Vältä puolilohkomuotoja, jotka sijoittavat osoitteen, päivämäärän ja allekirjoituksen kirjeen keskelle tai oikeaan reunaan, koska se tekee kirjaimesta sotkuisen tai sekavan.
Vaihe 2
Ohita rivi ja kirjoita henkilön tai yrityksen etunimi. Osoita aakkosjärjestyksessä osoitteet sukunimillä tai yritysnimillä. Kirjoita ensimmäisen vastaanottajan osoite.
Vaihe 3
Jätä vielä yksi rivi tyhjäksi, ennen kuin kirjoitat toisen vastaanottajan nimen ja osoitteen tavallisella osoitemuodolla.
Vaihe 4
Jatka kirjeen kirjoittamista samalla tavalla kuin missä tahansa virallisessa kirjeessä. Ohita rivi ennen tervehdystä ja ohita toinen rivi ennen viestin runkoa ja ennen sulkemista. Jätä kolme riviä ennen nimesi kirjoittamista, jotta tilaa on mahdollista allekirjoittaa. Anna nimi tai yrityksen nimi tarvittaessa.
