Sisältö
Vastaanottovirkailijat ovat yleensä ensimmäisiä ihmisiä, jotka näet tullessasi toimistoon, mikä tekee heistä tärkeän edustuksen yrityksistä, joissa he työskentelevät, ja muista toimiston ammattilaisista. Liiketoiminnan etiketin noudattaminen on tärkeä osa vastaanottovirkailijan työtä, mutta hyvien tapojen muodostavat monet muutokset ja mielipiteet tekevät vastaanottovirkailijan tai esimiehen vaikeaksi määrittää sopivan käyttäytymisen.
Merkitys
Vastaanottovirkailijan merkitystä soittajalle ja vierailijoille ensivaikutelman antavana on vaikea yliarvioida. Huonon tavan omaava vastaanottovirkailija antaa negatiivisen sävyn ennen kokousta eikä herätä luottamusta potentiaalisiin asiakkaisiin. Toisaalta vastaanottovirkailija, joka noudattaa liiketoimintaympäristön etikettiä, antaa vahvan ammattitaidon ja tehokkuuden tunteen. Tämä ei vain paranna yrityksen imagoa ulkopuolisille, vaan se auttaa myös muita työntekijöitä tuntemaan toimistonsa olevan ammattimainen työpaikka.
Tyypit
Vastaanottovirkailijat edustavat työnantajiaan monin tavoin. Puheluihin vastaaminen ja vierailijoiden tervehtiminen ovat kaksi yleisintä vastaanottovirkailijoiden tehtävää, ja molemmat edellyttävät asianmukaista etikettiä. Yrityksen käytäntö voi edellyttää, että vastaanottovirkailijat käyttävät puhelimessa ennalta määritettyä komentosarjaa, kun he vastaanottavat puheluja ja ottavat yhteyttä erityyppisiin asiakkaisiin. Muissa tapauksissa vastaanottovirkailijat saavat käyttää omaa harkintaansa käsitellessään kutakin asiakasvuorovaikutusta eri tavalla, mutta asianmukaisella muodollisuudella ja ammattitaidolla. Toimistossa työskentelevät henkilöt välittävät joskus vastaanottovirkailijalle lisäsääntöjä, kuten milloin ja miten vastaanottovirkailija voi ottaa heihin yhteyttä.
Koulutus
Vaikka joissakin toimistoissa vastaanottovirkailijoilta vaaditaan lukion tai korkeakoulututkinto, suuri osa vastaanottovirkailijan etikettikoulutuksesta tapahtuu työpaikalla. Vastaanottovirkailijat voivat aloittaa työskentelyn toimistossa tehtävässä, joka ei vaadi vuorovaikutusta, joko tietojen syöttötyönä tai toimiston avustajana. Yrityskäytäntöjen huomioiminen ja vastaanottovirkailijoiden käyttäytyminen voivat saada uudet työntekijät ensimmäistä kertaa vastaanottovirkailijaksi, mikä tuottaa kokemusta, josta voi olla hyötyä muiden vastaanottovirkailijoiden työpaikkojen löytämisessä.
Huomioita
Jokaisella toimialalla ja toimistossa on omat säännöt vastaanottovirkailijan etiketistä. Jotkut toimistot vaativat muodollisen pukeutumis- ja puhetilan. Toiset asettavat rennomman etiketin, jotta asiakkaat tuntevat olonsa rennoksi ja tervetulleeksi. Uuden vastaanottovirkailijan ja hänen esimiestensä välinen viestintä on välttämätöntä, jotta kaikki tietävät, mitä odotetaan. Vastaanottovirkailijana, jos et ole varma tietyn tilanteen etiketeistä, pyydä anteeksi kohteliaasti ja kysy vanhemmalta esimieheltä tai vastaanottovirkailijalta, miten sinun pitäisi vastata.
Vinkkejä
Vaikka jokainen toimisto on erilainen, vastaanottovirkailijat voivat silti hyötyä joistakin samoista vinkeistä. Useiden tehtävien suorittaminen on välttämätöntä hyvän suorituskyvyn kannalta, mutta kun joku tulee toimistoon, on tärkeää kiinnittää heille täysi huomionne. Tämä tarkoittaa puhelujen asettamista pitoon tai vastaamista nopeasti, paperien asettamista sivuun ja suoraa silmäkosketusta. Vastaanottovirkailijan työtilan on oltava siisti, jotta se näyttää ammattimaisemmalta ja helpottaa yksinkertaisten tehtävien suorittamista, kuten tiedon löytäminen ja kynän tarjoaminen lomakkeen täyttämiseen. Lopuksi, kun otat jonkun toimistoon, vastaanottovirkailijan on aina otettava johtoasema vakuuttaakseen vieraalle, että hänen läsnäolonsa on sallittua, ja pelastaakseen hänet hämmennykseltä, koska hän ei tiedä minne mennä.
