Sisältö
Vastaanottovirkailija on yleensä ensimmäinen henkilö, jonka näet tullessasi toimistoympäristöön. Hänen pääroolinsa missä tahansa organisaatiossa, joko julkisella, yksityisellä tai vapaaehtoisella sektorilla, on edustaa organisaatiota ammattimaisesti vieraille tarjoamalla myös perustason tukea hallinnollisten tehtävien, aikataulujen ja muiden tehtävien hoitamiseen. Vastaanottovirkailijat voivat olla hallinnollista tukea tai he voivat olla vasta valmistuneita opiskelijoita, jotka haluavat oppia kiinnostavan yrityksen sisäisestä toiminnasta.
Hallinnollinen
Yksi vastaanottovirkailijan tavoitteista on tukea yrityksen hallinnollista toimintaa. Asiakirjojen kopiointi, arkistointi ja valmistelu sekä toimistotarvikkeiden järjestäminen ja välttämättömien tarvikkeiden toimittaminen esimiehillesi. Se käsittelee myös lähetetyt ja vastaanotetut postit.
Asiakaspalvelu
Tämän ammatin päätavoitteena on asiakaspalvelu. Vastaanottovirkailija vastaa puhelimeen ystävällisellä, ammattimaisella tervehdyksellä ja ohjaa puhelut sisäisille osapuolille. Vastaanottovirkailijan tehtäviin kuuluu myös vastaaminen asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yleisiin kysymyksiin aukioloajoista, saatavilla olevista tuotteista, palveluista ja maksuista.
Tapaamisten hallinta
Vastaanottovirkailijan toinen tavoite on hallita yrityksen aikataulua. Hän hallinnoi tapaamisaikataulua, mukaan lukien uudet varaukset, peruutukset ja nimitysten muutokset. Hyvät organisointitaidot ja huomio yksityiskohtiin ovat välttämättömiä taitoja tälle ammattilaiselle.
Muut tehtävät
Toimistokahvin, välipalojen ja välipalojen valmistelu kokouksia varten ja soittaminen tiimin jäsenille ovat esimerkkejä muista tehtävistä vastaanottovirkailijalle. Joissakin toimistoissa vastaanottovirkailijat keräävät varoja sosiaalikomitealle, toimittavat pysäköintilippuja ja aamupostia.
