Sisältö
Perinteinen paperinen arkistointi on suurelta osin korvattu tai sitä on helpottanut tiedostojen tallentaminen tietokoneen tietokantoihin. Perinteisessä arkistoinnissa on etuja ja haittoja. Vaikka paperitiedostot ovat käden ulottuvilla ja helposti käytettävissä, ne vievät myös paljon tilaa ja paperihukkaa. Sen selvittäminen, sopiiko perinteinen arkistointijärjestelmä sinulle, riippuu yrityksestäsi. Lakiasiaintoimistoilla ja yrityksillä, joilla on lääketieteellisiä tietoja, voi olla tiedostoja, jotka muuttuvat ja kasvavat nopeasti, joten perinteinen paperin arkistointi on ainoa tehokas tapa pysyä päivittäisessä kehityksessä.
Helppo pääsy
Perinteiseen tiedostojärjestelyyn on helppo päästä. Tiedostot ovat fyysisesti keskeisessä paikassa. Jos et löydä mitään, voit käyttää aikaa käydä läpi kaikki tiedostot, kunnes löydät juuri etsimäsi. Kyky tarkastella, koskettaa ja lukea tiedostojasi voi aina auttaa sinua ajattelemaan, miten innovoida liiketoimintaasi.
Helppo ymmärtää
Perinteiset arkistointijärjestelmät on yleensä helppo ymmärtää. Arkistot voidaan järjestää useilla tavoilla, mukaan lukien aakkosjärjestyksessä, aiheen tai pätevyyden mukaan, numeerisesti, päivämäärän, paikan tai tärkeysjärjestyksen mukaan. Vaikka et aluksi ymmärtäisikään käytettävää arkistointijärjestelmää, voit selvittää sen etsimällä arkistosta ja kiinnittämällä huomiota tekijöiden määrittelyyn.
Vanhentunut
Toisaalta perinteinen tiedostojen arkistointi on korvattu monissa organisaatioissa tietokoneella. Lisää yrityksiä skannaa ja lataa tiedostoja toimistotietokoneisiin. Tällä menetelmällä työntekijät voivat löytää tiedostot ja ladata ne heti hakutietokantaohjelmiston avulla, mikä säästää aikaa ja lisää tuottavuutta.
Vaikea suojaus
Tiedostojen perinteisellä arkistoinnilla ei ole riittävää suojaa. Tulipalot tai muut luonnonkatastrofit voivat tuhota tiedostoja, mikä voi johtaa liiketoiminnan menetykseen. Perinteisten tiedostojen varmuuskopiointi vie aikaa ja kopioiminen, tunnistaminen ja arkistointi vie tunteja.
Tilan ja tehokkuuden puute
Perinteinen tiedostojärjestely voi mennä käsistä. Järjestettävien tiedostojen määrä kasvaa yrityksesi mukana. siitä voi tulla päänsärky, kun on tilaa tilaa kaikille paperille. Kohteiden tehokkaasta arkistoinnista voi myös tulla haaste.
