Sisältö
Onnistuneet vastaanottovirkailijat pystyvät käsittelemään monia tehtäviä ja antamaan positiivisen ensivaikutelman yhtiön asiakkaille, vierailijoille ja mahdollisille työntekijöille. Olipa kyseessä pienyritys tai monikansallinen yhtiö, asianmukaiset organisaatiotaidot voivat olla avain hyvän vastaanoton ylläpitämiseen. Hyvät organisaatiotavat yksinkertaistavat rutiinitehtäviä ja parantavat vieraanvaraisuutta.
Pikaopas
Luo rutiinitietojen, kuten usein käytettyjen puhelimien, toimistoluetteloiden ja laajennusten, pikaopas. Erota nämä oppaat laminoiduiksi kansioiksi, jotta niitä voidaan käsitellä helposti ja nopeasti. Pidä ne järjestetyissä tiedostoissa, kun niitä ei käytetä. Harkitse lisäkopioiden pitämistä tarvittaessa. Oppaat tehostavat ja nopeuttavat rutiinitehtäviä, kuten puhelujen siirtämistä.
Tärkeimmät sitoumukset
Tee luettelo aikataulun mukaan järjestettävistä päivittäisistä vierailuista. Laita henkilön nimi ja ilmoittakaa saapumisesta. Tämän avulla voit muokata tervetuliaislausekkeita kävijöille. Esimerkiksi, kun vieras saapuu, voit sanoa: "Tervetuloa herra Smith, rouva Souza odottaa kokousta." Tämän tyyppinen vastaanotto tekee vieraille tervetulleeksi ja auttaa parantamaan kokouksen tuloksia. Henkilökohtainen tervetullut ovat erityisen hyödyllisiä työhaastatteluissa. Jos potentiaalinen työntekijä tuntee olonsa tervetulleeksi, hän on haastavampi haastattelulle, sillä yrityksellä on paremmat mahdollisuudet työskennellä.
Aikavälien suunnittelu
Varmista, että sinulla on tuki, joka kattaa sen väliajoin tai päivinä, jolloin olet sairas. Luo muistiinpanoja, jotka kattavat perusvelvollisuudet ja toiminnot, jotka voidaan siirtää kenelle tahansa, joka korvaa sinut. Voit luoda pyörimisjärjestelmän väliaikaisiin korvauksiin yrityksen eri osastojen välillä. Tämä antaa sinulle enemmän yhteyksiä yrityksen eri osiin, mikä helpottaa asioiden käsittelyä tulevaisuudessa.
leikekirja kehyksiä
Luo yritykselle viestikortti, jossa korostetaan yhtiön myönteisiä uutisia ja toimintaa. Päivitä ne, kun sinulla on vapaa-aikaa, laita ne odotusalueelle, jotta kävijät voivat katsoa. Tämä on vierailijoille rakentava tapa siirtää aikaa, kun he odottavat tapaamisiaan, sekä auttaa heitä tutustumaan yritykseen. Pitämällä vieraasi kiireisinä, voit keskittyä huomiomme muihin tehtäviin ja puheluihin, mikä lisää tehokkuutta.
virvokkeita
Pidä virvokkeet käden ulottuvilla. Asenna pieni jääkaappi kylmien juomien säilyttämiseksi pöydän alla tai odotusalueella. Pyydä lähistöllä olevaa yksittäistä kahvilaa sekä sokeria ja makeutusainetta. Aseta tarjoilupöytä leivonnaisista vastaanottotiskille tai kulhoon karkkia. Ottaa virvokkeita lähistöllä, voit tervetulleeksi yhtiön vieraat ilman vastaanottoa.
