Sisältö
Hyvin dokumentoidut pöytäkirjat ovat tehokkaampia ja tehokkaampia kuin ilman tällaista ennätystä. Päätökset huomioidaan ja toiminta-asiat seurataan ja niistä vastaavat. Keskustelun keskeisiä elementtejä kuvataan siten, että ihmiset, jotka eivät osallistuneet kokoukseen, voivat helposti selvittää, mitä tapahtui tuhlaamatta aikaa uusille kohtaamisille. Luodessasi minuutteja voit lisätä hyviä asioita mainiosi suurista kokouksista.
päätökset
Jokaisella kokouksessa olevalla henkilöllä on näkemyksensä siitä, mitä on tapahtunut ja mitä on päätetty. Kun nämä päätökset tallennetaan ja julkaistaan osana pöytäkirjaa, päätös on virallinen versio, jos tulevaisuudessa on erimielisyyksiä.
Pöytäkirjojen tekeminen voi myös pakottaa enemmän selvyyttä siitä, mitä on päätetty. Varmistaakseen, että muistiinpanot ovat tarkkoja, kun keskustelu on epäselvä, sihteeri voi esittää kysymyksiä, kuten "Jokainen on samaa mieltä siitä, että tuotteen lanseeraus tapahtuu heinä-elokuussa?" Tämä tekee kaikille osallistujille lähteä kokouksesta samaan ymmärrykseen.
Toimintatavat
Kokouksessa sovittujen toimien kohtaaminen on erityisen hyödyllistä säännöllisesti kokoontuville ryhmille. Aiempien kokousten kohteiden tarkistaminen on helppo tietää, mitä on vielä tehtävä. Tämä antaa tiimin jäsenille kannustimen suorittaa tehtävänsä ennen kokousta.
Oikeudelliset vaatimukset
Joissakin tapauksissa, kuten hallituksen kokouksissa, pöytäkirja voi olla ryhmän perussäännön vaatimus. Niitä voidaan pitää oikeudellisina asiakirjoina veroihin ja tilintarkastuksiin. Näillä yrityksillä on yleensä sihteeri, joka vastaa pöytäkirjoista kaikissa kokouksissa.
Sihteerin määrittäminen
Koska tarkat minuutit ovat tärkeitä, jokaisella kokouksella on oltava tarkka sihteeri. Täysin muistiinpanojen tekeminen ja myös aktiivinen osallistuminen kokoukseen voi olla haastavaa, joten usein on parasta, jos kokouksen ohjaaja valitsee toisen henkilön kirjaamaan tosiseikat. Työntekijän tulee huomioida kokouksen päätökset, asiat ja keskustelu selkeästi ja tiiviisti. Hyvin suuria tekstejä ei ehkä lueta.
tyylit
Kokousten pöytäkirjojen kirjoittamiseen on erilaisia tyylejä. Neuvoston kokouksissa, joissa nämä tehtävät ovat oikeudellisia ja virallisia asiakirjoja, lait voivat sanella, millaisia tietoja ilmoitetaan teksteissä. Jotkin minuuttityypit eivät tallenna keskustelua, joka johti lopulliseen päätökseen tietystä asiasta.
Liiketapaamisissa tai projektiryhmissä on kuitenkin yleensä tehokkaampaa keskustella keskustelun keskeisistä kohdista. Näiden pisteiden kirjaaminen on hyödyllistä niille, jotka eivät voi olla läsnä tai jotka haluavat muistaa, mitä aiemmin keskusteltiin, jotta seuraavassa kokouksessa ei tuhlata aikaa.
