Sisältö
Yleensä ensimmäinen henkilö, johon otat yhteyttä suuressa yrityksessä, on vastaanottovirkailija, vaikka tiedät kenen kanssa sinun täytyy puhua. Hän vastaa puhelimeen ja on ensimmäiset kasvot, jotka näet, kun menet toimistoon henkilökohtaisesti. Heidän käyttäytymisensä ja käyttäytymisensä ovat yrityksen ulkoisia heijastuksia, ja heidän roolinsa on ratkaisevan tärkeä antaa hyvän ensivaikutelman yrityksestä. Vastaanottovirkailijan on saatettava vieraat ja asiakkaat tuntemaan olonsa mukavaksi, ja yleisö saa tarvitsemansa tiedot oikeaan aikaan.
Miellyttävä persoonallisuus
Vastaanottovirkailijan persoonallisuus on välttämätöntä positiivisten ensivaikutelmien tekemiseksi asiakkaille ja vieraille. Vastaanottovirkailijan on kyettävä suorittamaan tehtävänsä, kuten vastaaminen puheluihin, soitonsiirto ja vierailijoiden vastaanottaminen kohteliaasti ja ammattitaitoisesti. Hänen on oltava avulias ja tarkkaavainen, kun hän vastaa kysymyksiin ja antaa tarkkoja vastauksia yrityksestä. Todellinen hymy on yksinkertainen ja erittäin tehokas tapa näyttää miellyttävä luonne ja tehdä hyvä ensivaikutelma viimeiseksi. Asiakaspalvelun yhteyshenkilönä vastaanottovirkailijan on myös opittava hallitsemaan tunteitaan ja hallitsemaan vihaa ja stressitasoja käsitellessään vaikeita asiakkaita. Vastaanottovirkailijan on aina reagoitava rauhallisesti ja diplomaattisesti.
Vahva viestintä
Tarkka kuuntelijana oleminen, viestintä selkeästi ja monimutkaisten kirjallisten asiakirjojen ymmärtäminen ovat viestintätaitoja, jotka vastaanottovirkailijan on oltava. Hänen on kyettävä kuuntelemaan asiakkaita kärsivällisesti, ymmärtämään asiakkaiden pyyntöjä vahvistettaessa heidän toiveitaan ja ratkaisemaan ongelmat asianmukaisesti. Annettaessa tietoja ja ohjeita vastaanottovirkailijan on käytettävä selkeitä ja yksinkertaisia termejä, jotta vieraat, asiakkaat ja kollegat ymmärtävät helposti. Työskentelemällä erilaisilla prosesseilla ja menettelyillä vastaanottovirkailijan on ymmärrettävä myös erilaisten työhön liittyvien asiakirjojen kirjallinen viestintä.
Organisaatio
Yrityksen koosta ja vastaanottovirkailijan tehtävän monimutkaisuudesta riippuen hänellä voi olla suuri määrä ihmisiä, jotka riippuvat hänen luotettavuudestaan ja kyvystään täyttää monia velvoitteita. Vahva järjestäytyneisyys, huomio yksityiskohtiin, itsenäisyys ja aloitteellisuus ovat ominaisuuksia, jotka järjestäytyneen vastaanottovirkailijan on oltava. Ammattilainen, jolla on useita vastuita ja haasteita ja joka noudattaa määräaikojaan ja työvaatimuksiaan, tunnetaan luotettavana ja vakavana työntekijänä yrityksen sisällä.
On hyvää tietoa
Vastaanottovirkailijan on tiedettävä oikeat tiedot vastaamaan yleisön, asiakkaiden ja vieraiden kysymyksiin. Jokaisen vastaanottovirkailijan on tiedettävä olennaiset tiedot yrityksestä, sen toiminnasta sekä jäsenten ja osastojen sijainnista. Lisäksi vastaanottovirkailijan vaatimusten mukaan hänen on voitava käyttää erilaisia toimiston teknisiä työkaluja, jotka auttavat häntä toimimaan tehokkaasti ja suorittamaan tehtävänsä annetussa ajassa.
